دليل استخدام النظام

📋 نظرة عامة

هذا النظام مخصص لإدارة ورش الصيانة ووكلاء السيارات بشكل متكامل، وقد صُمّم بواسطة خبراء في إدارة وتشغيل ورش وكالات السيارات بخبرة عملية تتجاوز 20 عامًا — فهو مبني على فهم حقيقي لإجراءات العمل اليومية لا على الجانب البرمجي وحده.

يغطي النظام دورة العمل كاملة: استلام السيارة وإنشاء أمر العمل، واقتراح القطع والعمليات وصرفها، وإدارة المخازن المتعددة، ومراقبة الجودة وتوزيع مراكز التكلفة، والفوترة والتحصيل، وصولًا إلى تسليم السيارة. ويضيف إليها مبيعات السيارات والترحيل السنوي للمخزون ولوحة أداء إدارية.

كل ورشة تعمل بقاعدة بيانات مستقلة تمامًا عن غيرها — عزل فيزيائي لا منطقي، فتسريب البيانات بين ورشتين غير ممكن بخطأ برمجي. والصلاحيات دقيقة وقابلة للتخصيص لكل موظف من بين 11 وظيفة، بواجهة تدعم العربية والإنجليزية بالكامل وتعمل من أي متصفح بلا تنصيب.

🗂️ الأقسام والوظائف

🔄 سير عمل أمر العمل

بوابتان لا يُتجاوزان:

• لا انتقال إلى «توزيع مراكز التكلفة» وفي الأمر عملية بلا فني مسؤول.
• لا انتقال إلى «جاهزة للتسليم» وفي الأمر بند بلا مركز تكلفة — فمن يدفع يجب أن يُحدَّد قبل الفوترة.

الإرجاع إلى «تحت الإنجاز» من مرحلة لاحقة مقصور على مدير الصيانة ونائبه ومراقب الجودة — لأنه يُبطل عمل مراقبة الجودة ومسؤول الضمان. وموظف الاستقبال والفني لا يملكانه.

«موقوف» حالة جانبية لا مرحلة في التسلسل، تُستعمل عند انتظار قطعة أو موافقة زبون.

⚙ القطع: الاقتراح والصرف والإرجاع

القطعة المقترحة ليست مصروفة. الاقتراح لا يخصم من المخزون ولا يدخل أي إجمالي ولا يُطالَب به الزبون — فهو نية لا التزام. والصرف الفعلي يتم بإذن صرف من أمين المخزن.

• إذن الصرف: يُبنى على أمر العمل، ويحوّل البنود المقترحة إلى مصروفة فتُخصم من الرصيد.
• استلام المرتجع: القطعة المصروفة التي لم تُركَّب تُرجَع بإذن مستقل. سطر الصرف لا يُحذف — تُسجَّل الكمية المرتجعة، ويبقى أثر العملية كاملًا في السجل.
• القطعة التالفة أثناء التركيب لا تُرجَع — يتغيّر مركز تكلفتها وتُصرف بديلة.
• الصرف والإرجاع مقصوران على المرحلة «تحت الإنجاز».

حد إعادة الطلب: لكل صنف في كل مخزن حدّ مستقل — فمخزن الورشة يُعبَّأ من الرئيسي فيكفيه حد منخفض، والرئيسي يُشترى من الخارج فيحتاج حدًا أعلى. وحالة الصنف تُحسب من أسوأ مخزن لا من الإجمالي: صنف رصيده 26 بالرئيسي وصفر بمخزن الورشة يظهر بتنبيه، لأن الفني الذي يصرف من الورشة سيتوقف.

الطلب الضائع: عند نقص الكمية يظهر زر لتسجيل الطلب. والطلب الحقيقي = ما صُرف + ما ضاع — فالصنف الذي صُرف صفرًا وضاع سبعًا طلبه سبعة. تُراجع الأرقام دوريًا فيقترح النظام تصنيفًا (يُخزَّن / لا يُخزَّن / تحت المراقبة)، ومدير المخزن هو من يقرر.

🏬 المخازن والترحيل السنوي

ثلاث حالات للمخزن:

• فعال — واحد فقط في أي وقت، ومنه يتم الصرف افتراضيًا.
• جانبي — يُحوَّل منه وإليه، ويظهر في قوائم الاختيار.
• مؤرشف — للقراءة فقط: لا صرف ولا استلام ولا تحويل، ويختفي من القوائم.

الترحيل السنوي ينقل الجرد إلى مخزن السنة الجديدة بخطوات متتابعة:

1. إنشاء مخزن جديد.
2. إنشاء إذن ترحيل وإدخال الجرد المعدود — الموقع والرصيد القديم يُنزَّلان تلقائيًا لكل صنف، والموقع قابل للتعديل.
3. مراجعة تقرير الفروقات: النقص والزيادة وما لم يُدخل وما هو جديد.
4. اعتماد الإذن — فيُفعَّل المخزن الجديد ويُؤرشف القديم نهائيًا.

لا يُرحَّل مخزن دون غيره — وإلا اختلطت أرصدة سنتين في نظام واحد. والنظام ينبّه على أي مخزن عامل لم يُرحَّل.

💵 مراكز التكلفة

مركز التكلفة يحدد من يدفع، وهو أهم حقل في البند بعد الكمية والسعر. وله بُعدان:

• هل يُحصَّل من الزبون؟ — يحدد ما يظهر في الخزينة. فأعمال الضمان لا تُطالَب من الزبون.
• ما جهة الإيراد؟ — الزبون · المصنع (الضمان) · داخلي (على حساب الورشة).

ولذلك تفصل لوحة الأداء الثلاثة، ولا تخلط الضمان مع ما تتحمله الورشة.

📊 لوحة الأداء الإدارية

لوحة لمدير الصيانة، تُطبع لصاحب الشركة أو مجلس الإدارة. تفصل الإيراد بمصادره الأربعة:

• مدخول القطع — بالتكلفة والربح وهامشه.
• مدخول العمليات — بالساعات ومتوسط سعر الساعة.
• البيع المباشر — بالتكلفة والربح.
• الضمان — بالدولار، مفصّلًا لكل مصنع باتفاقيته.

ثلاثة قيود تحكم كل الأرقام: البنود المقترحة لا تُحتسب · الكميات بعد خصم المرتجعات · جهة الإيراد تحدد أين يُحسب البند.

الأهداف: يومية وشهرية لأربعة مؤشرات — السيارات الداخلة، المسلَّمة، نسبة التسليم، والإيراد. والهدف اليومي يُضرب في عدد أيام الفترة عند المقارنة، والشهري يُستعمل كما هو.

الرسوم: الإيراد بمصادره — يوميًا للفترات حتى شهر، وشهريًا لما فوقه. وحلقة توزيع تعرض نسبة كل مصدر.

🚗 مبيعات السيارات

ثمن السيارة يخص إدارة المبيعات لا خدمات ما بعد البيع. فالنظام لا يسجّل سعر بيع ولا يحصّله — الصفقة تُدار خارجه. ما يعنيه حدث واحد: انتقال الملكية، لأنه يبدأ الضمان.

• مخزون المعرض: سيارات مملوكة للشركة لم تُنقل ملكيتها. تُدخل يدويًا أو تُستورد من Excel.
• الاستيراد: رقم الهيكل وحده إلزامي، والباقي اختياري. الماركات والموديلات غير الموجودة تُنشأ تلقائيًا — راجع التهجئة قبل الاستيراد، فاختلاف حرف واحد يُنشئ ماركة ثانية منفصلة.
• نقل الملكية: يبدأ الضمان من تاريخه، ويُخرج السيارة من المعرض، ويُسجَّل في سجل ملكية السيارة.

تحذيران عند النقل: لم يُستكمل فحص ما قبل التسليم (PDI)، أو على السيارة حملة نداء مفتوحة. التحذير الأول يفرض إقرارًا صريحًا، والثاني تنبيه — فالحملة تلاحق السيارة بلا إجراء إضافي.

💰 الخزينة والتحصيل

التحصيل حصريًا من شاشة الخزينة. وللشاشة وضعان: «مستحق للدفع» و«الإيصالات».

• تعرض مستحقات أوامر العمل وفواتير البيع الخارجي غير المدفوعة.
• تُطالب الزبون بما يُحصَّل منه فقط — أعمال الضمان والورشة والفني مستثناة.
• تقبل دفعات جزئية، ويصدر لكل قبض إيصال مرقّم يمكن إعادة طباعته.
• البيع الخارجي: القطع لا تُصرف عند إنشاء الفاتورة — القبض هو الذي يصرفها.

الفاتورة المبدئية تقدير سعر يُعرض على الزبون قبل التنفيذ: تجمع القطع والعمليات معًا، بلا أي أثر على المخزون، وعملياتها تظهر بوصفها وإجماليها دون تفصيل المدة وسعر الساعة.

إرجاع مبلغ للزبون

إيصال القبض الصادر لا يُحذف ولا يُعدَّل. صدر بترقيم، وأُعطي للزبون، وقد دخل حسابات اليوم — فحذفه يُخفي رقمًا من التسلسل بلا تفسير، وتعديله يُغيّر قيمة مستند بيد الزبون نسخة منه.

الإرجاع مستند مضاد لا محو: يصدر إيصال إرجاع بترقيم مستقل (REF-)، ويبقى الأصلي كما صدر، والرصيد صحيح.

• نقدًا أو حوالة — الإرجاع الآجل تناقض، والصك يحتاج إجراءً مصرفيًا لا يسجّله النظام.
• السبب إلزامي — مبلغ يخرج من الخزينة بلا سبب مكتوب ثغرة رقابية.
• لا يتجاوز المتاح — والمرتجعات الجزئية تُجمَع فلا يتجاوز مجموعها الأصل.
• المستحق يُحسب صافي المرتجعات — فلا يظهر أمر عمل مسدَّدًا وقد أُرجع نصف مبلغه.
• يُطبع إيصال بلون أحمر — يُميَّز عن إيصال القبض الأزرق بنظرة، فالورقتان متشابهتان في الشكل ومتضادتان في المعنى.

👥 الأدوار والصلاحيات

النظام يوفّر 11 وظيفة، ولكل ورشة أن تضبط صلاحيات كل وظيفة على كل شاشة من ثلاثة مستويات: عرض · تعديل · حذف.

مدير الصيانة وقطع الغيار نائب المدير مدير النظام مشرف الورشة موظف الاستقبال الفني موظف المخزن مدير المخزن مراقبة الجودة مسؤول الضمان مسؤول الخزينة

مراقب الجودة ≠ مسؤول الضمان: الأول حكم فني على جودة العمل، والثاني حكم مالي على من يدفع.

صلاحيات الإجراءات

المستويات الثلاثة تصف الشاشة، وبعض الإجراءات داخلها أخطر من أن تُترك لصلاحية الشاشة — كالتخفيض وإرجاع مبلغ واعتماد الترحيل السنوي. فلها صلاحية مستقلة.

• بالدور — القاعدة العامة: «كل نائب مدير يستطيع التخفيض».
• وبالمستخدم — الاستثناء: «أحمد يستطيع وزميله لا»، رغم أنهما بنفس الوظيفة.

والاستثناء يعمل في الاتجاهين: يمنح لمن لا يملكه بدوره، ويمنع ممن يملكه. وهو يتقدّم على صلاحية الدور دائمًا.

التخفيض على أمر العمل

• على ما يُحصَّل من الزبون فقط — بنود الضمان لا تُخفَّض، وإلا خُفِّضت مطالبة المصنع بلا سبب.
• السبب إلزامي — كما في إيصال الإرجاع.
• وله سقف في إعدادات الشركة يمنع خطأ الكتابة (من يقصد 5% فيكتب 50%).
• والصفر يلغيه بلا سبب.

ويمكن تصدير الصلاحيات واستيرادها بين الورشات، فتُضبط مرة وتُنقل.

📱 تتبع الزبون لسيارته

صفحة عامة يفتحها الزبون بلا تسجيل دخول، ويصل إليها بمسح رمز QR المطبوع على أمر العمل، أو بإدخال اسم الورشة ورقم اللوحة ورقم أمر العمل.

تعرض: حالة السيارة الحالية، والأعمال المطلوبة، وتاريخ الاستلام والتسليم المتوقع، وشعار الورشة واسمها.

رسالة للزبون: حقل يكتب فيه الموظف رسالة تظهر للزبون في صفحة التتبع — لحين تعذّر الاتصال به. مثل: «يُرجى الاتصال بالورشة — يوجد عمل إضافي يحتاج موافقتك».

🌐 تعدد اللغات

الواجهة تدعم العربية والإنجليزية بالكامل، ويُبدَّل بينهما من زرَّي AR / EN أسفل القائمة الجانبية. والتخطيط ينقلب مع اللغة تلقائيًا.

ما يُترجم وما لا يُترجم:

• يُترجم: وصف القطعة ووصف العملية — مراجع مشتركة يراها كل المستخدمين، فلكل واحد بلغته.
• لا يُترجم: أسماء الماركات والموديلات — أسماء علم لكيان واحد، تبقى بالإنجليزية للتوافق.
• لا يُترجم: اسم الزبون وملاحظاته ووصف شكواه — تُكتب مرة بلغة صاحبها.

🔐 الأمان والجلسات

مدة الجلسة يوم واحد. بعده يُطلب تسجيل الدخول من جديد. وهذا مقصود: أجهزة الورشة مشتركة، فالجلسة الطويلة تعني أن من يجلس على الجهاز يعمل بحساب من سبقه.

قفل الحساب بعد 5 محاولات خاطئة. ويُفكّ فورًا بيد مدير الصيانة أو مدير النظام من شاشة المستخدمين — لا مدة انتظار، فالموظف لا ينتظر ليعمل.

ومن مُنح صلاحية إدارة المستخدمين يرى بياناته هو فقط ويعدّل كلمة مروره هو فقط — إلا مدير الصيانة ومدير النظام فيريان الجميع.

كلمة المرور 8 أحرف على الأقل. والحساب المقفل لا يُفتح بكلمة مرور صحيحة — يُفكّ أولًا.

وزر التعديل يظهر معطّلًا لمن له صلاحية مشاهدة بلا تعديل — لا يُضيّع وقته في نموذج لن يُحفظ.

💾 النسخ الاحتياطي

بيانات ورشتك مؤمَّنة بنسخ احتياطي تلقائي منتظم — تفاصيله التقنية تُدار من إدارة النظام.

ويمكن للورشة تصدير بياناتها كاملة من شاشة الإعدادات — قبل انتهاء الاشتراك.